Talouskriisin keskellä Yhdysvaltain uuden johdon on tartuttava tehtäviin lennossa, tehtävä nopeita päätöksiä ja saatava aikaan tuloksia. Obaman hallinnon uusien päättäjien ja virkamiesten ohjeissa korostetaan tiedon ja viestinnän merkitystä. Presidentti itse oli hyvä esimerkki näiden soveltamisessa jo vaalikampanjansa aikana.
Edward DeSeve, joka on kirjoittanut käsikirjan ”The Presidential Appointee´s Handbook” ohjeistaa uusia valtion johtotehtäviin nimitettyjä henkilöitä seuraavasti:
- Jaa jäsenneltyä informaatiota nopeasti suurelle yleisölle.
- Tähtää johtamisessa tuloksiin.
- Hallitse muutosta.
- Vahvista teknisiä valmiuksia perehtyessäsi säädösprosesseihin.
- Johda muita motivoimalla, poliittisella tajulla ja viestinnän keinoin
- Kehitä itsetuntoa, yhtenäisyyttä ja omistautumista julkisiin palvelutehtäviin.
Tiedon jakamisen ja viestinnän on oltava selkeää ja nopeaa ja siinä käytetään uusia tietotyövälineitä. Kyse ei ole niinkään teknisestä osaamisesta, vaan uusista yhteistä tiedon muodostusta korostavista toimintatavoista. Vaikka on toimittava nopeasti, on johdon pystyttävä myös rakenteistamaan prosessin kulku eteenpäin sen sijaan, että edettäisiin hetken mielijohteesta.
Federal Computer Week: Obama team must start fast. By Mary Mosquera. Jan 26, 2009
http://fcw.com/Articles/2009/01/26/Obama-team-must-start-fast.aspx
torstai 12. helmikuuta 2009
maanantai 2. helmikuuta 2009
Tieto ja todellisuus hukkuvat hallinnan ja teknologioiden taakse
Tietojärjestelmiin ja tiedon hallinnan menetelmiin on uskottu ja investoitu paljon niin yrityksissä kuin julkishallinnossakin. Uudesta järjestelmästä tai hallintamenetelmästä on totuttu odottamaan ratkaisua tiedollisiin tarpeisiin ja ongelmiin organisaatiossa. Mutta jos näissä yhteyksissä ei vihdoin päästä kiinni itse tietoon ja sisältöihin, ei odotettua ratkaisua koskaan löydy.
Noin kolmenkymmenen vuoden aikana on tietotekniikan kehittymisen myötä syntynyt pitkä rivi ja lyhenneviidakko ratkaisuja, järjestelmiä ja menetelmiä, joiden avulla tietoa tallennetaan, käsitellään, järjestetään ja jaetaan organisaatioissa. 1980-luvulla puhuttiin tietoresurssien hallinnasta ja rakennettiin johdon ja asiantuntijatietojärjestelmiä. 1990 –luvulla odotuksia kohdistettiin liiketoimintatiedon jalostukseen (Business Intelligence), tietämyksen hallintaan (Knowledge Management), tiedon louhintaan ja liiketoimintatiedon seurantaan (Business Intelligence). Nyt kiinnostavat Web 2.0:n mahdollisuudet. Rinnalla on rakennettu intranetteja, ekstranetteja ja portaaleja. Dokumentteja, asioita ja sisältöjä pyritään saamaan hallintaan niitä varten kehitettyjen järjestelmien avulla. Tiedollisia rakenteita jäsennetään kehittyneimmillään informaatio- sisältö- ja tietoarkkitehtuureiksi. Tiedon elinkaaren hallintaan tehdään arkistonmuodostus- ja tiedonhallintasuunnitelmia. Suuri ongelma on se, miten saada kaikki toimimaan käytännössä sujuvasti yhteen. Siihen toivotaan apua kokonaisarkkitehtuurista, jonka pitäisi antaa kokonaiskäsitys paitsi tietojärjestelmistä ja teknisistä ratkaisuista, myös toiminta- ja palvelurakenteista.
Nämä kehitysvaiheet ovat tehneet ja tekevät mahdolliseksi käsitellä ja yhdistää suuria informaatio- ja dokumenttimääriä. Kuitenkin yksi asia on jäänyt pahasti sivuun: itse tieto, jota käytetään ja mistä se muodostuu. Kun tiedon hallinnan menetelmistä on tullut päätarkoitus ja ensisijainen huomion kohde, on samalla jäänyt sivuun se, mihin niillä tähdätään ja minkä tiedon perusteella päätöksiä valtionhallinnossa, kunnissa ja yrityksissä tehdään. Suhteellisen vähän käsitellään sitä, mistä muodostuu ymmärrys yhteiskunnan, talouden, ympäristön, ihmisten, vanhusten ja lasten tilanteesta ja tulevaisuudesta, mikä tieto on päätöksenteossa tärkeää ja miten sitä voitaisiin paremmin hyödyntää.
Vieraantuminen todellisuudesta näkyy erilaisissa strategioissa ja suunnitelmissa, joissa tieto on sisällöltään tarkemmin määrittelemätön tavara, jota hallinnoidaan lukuisin monimutkaisin järjestelmin ja menetelmin. Kyseessä on samankaltainen ilmiö kuin kuntien toimintakertomuksissa, joissa ei enää puhuta ihmisistä, vaan määristä ja käyttöasteista. Olisiko sama ilmiö taustalla myös siinä, kun McDonaldsin edustaja sanoi päivälehdessä, että ”ihmisten käytettävyys on parantunut” talouskriisin aikana? Sekä ihminen että tieto ovat taloudellisen koneiston välikappaleita, joita liikutellaan paikasta toiseen, mutta joilla ei ole vaikutusta toimintaan.
Suuri joukko asiantuntijoita ja ammattilaisia työskentelee monimutkaisten teknologien ja menetelmien kehittämiseksi, jotta informaatiomassoja saataisiin hallituksi. Muut puuhaavat omiaan, vierastavat hankalia termejä ja lyhenteitä, yrittävät selvitä vaihtuvien järjestelmien kanssa ja kasvattavat omasta puolestaan vaihtelevan tasoista informaatiomassaa sähköposteina, dokumentteina, wikeinä ja blogeina kaiken operatiivisen tietojen keruun lisäksi. Tiedon siirtely ja hallinta itsessään kehittyneinkään menetelmin ja tekniikoin ei lisää ymmärrystä. Tietoprosessit ja niiden yhteys johtopäätöksiin ovat yleensä tunnistamattomia ja epäselviä.
Hallinta- ja teknologialähtöinen lähestymistapa ja strategianmuodostus on vaarassa jäädä abstraktiksi ja todellisuudelle vieraaksi itsetarkoitukseksi, joka vie runsaasti asiantuntijoiden, päättäjien ja kaikkien työntekijöiden resursseja. Kehittämistyössä kierretään samaa ympyrää vain käsitteiden vaihtuessa.
Kiinni todellisuuteen
Viimeistään nyt pitäisi julkishallinnon ja yritysten tiedon hallinnassa kiinnittää huomio ja saada tarttumakohta reaalitodellisuuteen: itse toimintaan ja päätöksentekoon sekä niissä tarvittavaan tietoon, sen laatuun ja käytettävyyteen. Web 2.0-tekniikoiden kokoelmakaan kaikkine jännittävine piirteineen ei taida riittää ratkaisuksi. Päätöksenteon käytettävissä olevaan tietoon ja ymmärrykseen perustuu, löydetäänkö ratkaisut niin talouskriisiin, ilmastonmuutokseen kuin yhteiskunnan ikääntymiseenkin. Sekä maailmanlaajuisesti että kansallisvaltioissa pyritään nyt pakon edessä luomaan uusia taloudellisia rakenteita ja pelisääntöjä. Se merkitsee sitä, että on uudistettava valittujen päämäärien ja toiminnan tueksi myös tiedollisia rakenteita ja tietovirtoja. Kuten Meadows & kumppanit kirjoittavat Kasvun rajat –kirjassa v.2004 ”tarvitaan pikemminkin olennaista, pakottavaa, valikoitua, vahvaa, ajanmukaista ja tarkkaa tietoa. Sen on kuljettava uusin tavoin uusille vastaanottajille, sisällettävä uusia asioita ja suositettava uusia sääntöjä ja päämääriä. Mikä tahansa järjestelmä alkaa käyttäytyä eri tavoin, kun sen informaatiovirtoja muutetaan.”
Miten tällaiseen tietosisältöihin ja tietoprosesseihin päästään kiinni? Ratkaisu ei ole itsestään selvä. Sitä ei löydy valmiina pakettina mistään eikä keneltäkään. Se vaatii työtä, kuten on vaatinut monen yksittäisen tietojärjestelmän käyttöönottokin. Yrityksissä ja julkishallinnossa on pureuduttava siihen, mistä lähteistä ja millaisten tietoprosessien kautta muodostuu päätöksenteon pohjana oleva tieto ja ymmärrys. On mietittävä ja tehtävä valintoja siitä, mitä tietoa tarvitaan, mikä tieto on tärkeää sekä mistä ja millä tavoin se saadaan. Tietoprosesseja ja niihin liittyviä aukkoja ja sudenkuoppia on tarkasteltava läheltä ja korjattava ongelmia. Tarvitaan pelisääntöjä siitä, miten tietoa käsitellään, analysoidaan ja jaetaan. On määriteltävä tietovastuut, tehtävät ja –roolit. On arvioitava, mitä vaikutuksia tiedolla ja sen puuttumisella on. Jokainen henkilö organisaatiossa vaikuttaa osaltaan tiedon sisältöön ja laatuun. Työn tueksi tarvitaan tiedon johtamista, perusteltuja, kiinni todellisuudessa olevia tietostrategioita ja kokonaisuuden organisointia.
Tältä pohjalta muodostuu organisaation lukutaito, kyky ennakoida ja havaita muutoksia ja reagoida niihin tarvittaessa nopeasti. Johto on vastuussa tämän työn käynnistämisestä ja systemaattisesta läpiviennistä. Koko henkilöstöllä on siihen annettavaa.
Niissä organisaatioissa, joissa on viime vuosina tehty paljon työtä toimintaprosessien kuvaamiseen ja määrittelemiseen, on ainutlaatuinen aineisto, jonka avulla voidaan tarkastella parantaa toimintaan liittyviä tietoprosesseja. Vaivalla tehtyjä prosessikuvauksia ei pidä päästää pölyttymään. Niiden pohjalta voidaan parantaa tietovarantoja ja –järjestelmiä sekä ottaa käyttöön uusia teknisiä ratkaisuja harkitummin ja onnistuneemmin kuin aiemmassa markkinahuumassa. Enää ei ole varaa kuplainvestointeihin eikä riehaantumiseen näennäisuutuuksista.
Tietojärjestelmiin ja tiedon hallinnan menetelmiin on uskottu ja investoitu paljon niin yrityksissä kuin julkishallinnossakin. Uudesta järjestelmästä tai hallintamenetelmästä on totuttu odottamaan ratkaisua tiedollisiin tarpeisiin ja ongelmiin organisaatiossa. Mutta jos näissä yhteyksissä ei vihdoin päästä kiinni itse tietoon ja sisältöihin, ei odotettua ratkaisua koskaan löydy.
Noin kolmenkymmenen vuoden aikana on tietotekniikan kehittymisen myötä syntynyt pitkä rivi ja lyhenneviidakko ratkaisuja, järjestelmiä ja menetelmiä, joiden avulla tietoa tallennetaan, käsitellään, järjestetään ja jaetaan organisaatioissa. 1980-luvulla puhuttiin tietoresurssien hallinnasta ja rakennettiin johdon ja asiantuntijatietojärjestelmiä. 1990 –luvulla odotuksia kohdistettiin liiketoimintatiedon jalostukseen (Business Intelligence), tietämyksen hallintaan (Knowledge Management), tiedon louhintaan ja liiketoimintatiedon seurantaan (Business Intelligence). Nyt kiinnostavat Web 2.0:n mahdollisuudet. Rinnalla on rakennettu intranetteja, ekstranetteja ja portaaleja. Dokumentteja, asioita ja sisältöjä pyritään saamaan hallintaan niitä varten kehitettyjen järjestelmien avulla. Tiedollisia rakenteita jäsennetään kehittyneimmillään informaatio- sisältö- ja tietoarkkitehtuureiksi. Tiedon elinkaaren hallintaan tehdään arkistonmuodostus- ja tiedonhallintasuunnitelmia. Suuri ongelma on se, miten saada kaikki toimimaan käytännössä sujuvasti yhteen. Siihen toivotaan apua kokonaisarkkitehtuurista, jonka pitäisi antaa kokonaiskäsitys paitsi tietojärjestelmistä ja teknisistä ratkaisuista, myös toiminta- ja palvelurakenteista.
Nämä kehitysvaiheet ovat tehneet ja tekevät mahdolliseksi käsitellä ja yhdistää suuria informaatio- ja dokumenttimääriä. Kuitenkin yksi asia on jäänyt pahasti sivuun: itse tieto, jota käytetään ja mistä se muodostuu. Kun tiedon hallinnan menetelmistä on tullut päätarkoitus ja ensisijainen huomion kohde, on samalla jäänyt sivuun se, mihin niillä tähdätään ja minkä tiedon perusteella päätöksiä valtionhallinnossa, kunnissa ja yrityksissä tehdään. Suhteellisen vähän käsitellään sitä, mistä muodostuu ymmärrys yhteiskunnan, talouden, ympäristön, ihmisten, vanhusten ja lasten tilanteesta ja tulevaisuudesta, mikä tieto on päätöksenteossa tärkeää ja miten sitä voitaisiin paremmin hyödyntää.
Vieraantuminen todellisuudesta näkyy erilaisissa strategioissa ja suunnitelmissa, joissa tieto on sisällöltään tarkemmin määrittelemätön tavara, jota hallinnoidaan lukuisin monimutkaisin järjestelmin ja menetelmin. Kyseessä on samankaltainen ilmiö kuin kuntien toimintakertomuksissa, joissa ei enää puhuta ihmisistä, vaan määristä ja käyttöasteista. Olisiko sama ilmiö taustalla myös siinä, kun McDonaldsin edustaja sanoi päivälehdessä, että ”ihmisten käytettävyys on parantunut” talouskriisin aikana? Sekä ihminen että tieto ovat taloudellisen koneiston välikappaleita, joita liikutellaan paikasta toiseen, mutta joilla ei ole vaikutusta toimintaan.
Suuri joukko asiantuntijoita ja ammattilaisia työskentelee monimutkaisten teknologien ja menetelmien kehittämiseksi, jotta informaatiomassoja saataisiin hallituksi. Muut puuhaavat omiaan, vierastavat hankalia termejä ja lyhenteitä, yrittävät selvitä vaihtuvien järjestelmien kanssa ja kasvattavat omasta puolestaan vaihtelevan tasoista informaatiomassaa sähköposteina, dokumentteina, wikeinä ja blogeina kaiken operatiivisen tietojen keruun lisäksi. Tiedon siirtely ja hallinta itsessään kehittyneinkään menetelmin ja tekniikoin ei lisää ymmärrystä. Tietoprosessit ja niiden yhteys johtopäätöksiin ovat yleensä tunnistamattomia ja epäselviä.
Hallinta- ja teknologialähtöinen lähestymistapa ja strategianmuodostus on vaarassa jäädä abstraktiksi ja todellisuudelle vieraaksi itsetarkoitukseksi, joka vie runsaasti asiantuntijoiden, päättäjien ja kaikkien työntekijöiden resursseja. Kehittämistyössä kierretään samaa ympyrää vain käsitteiden vaihtuessa.
Kiinni todellisuuteen
Viimeistään nyt pitäisi julkishallinnon ja yritysten tiedon hallinnassa kiinnittää huomio ja saada tarttumakohta reaalitodellisuuteen: itse toimintaan ja päätöksentekoon sekä niissä tarvittavaan tietoon, sen laatuun ja käytettävyyteen. Web 2.0-tekniikoiden kokoelmakaan kaikkine jännittävine piirteineen ei taida riittää ratkaisuksi. Päätöksenteon käytettävissä olevaan tietoon ja ymmärrykseen perustuu, löydetäänkö ratkaisut niin talouskriisiin, ilmastonmuutokseen kuin yhteiskunnan ikääntymiseenkin. Sekä maailmanlaajuisesti että kansallisvaltioissa pyritään nyt pakon edessä luomaan uusia taloudellisia rakenteita ja pelisääntöjä. Se merkitsee sitä, että on uudistettava valittujen päämäärien ja toiminnan tueksi myös tiedollisia rakenteita ja tietovirtoja. Kuten Meadows & kumppanit kirjoittavat Kasvun rajat –kirjassa v.2004 ”tarvitaan pikemminkin olennaista, pakottavaa, valikoitua, vahvaa, ajanmukaista ja tarkkaa tietoa. Sen on kuljettava uusin tavoin uusille vastaanottajille, sisällettävä uusia asioita ja suositettava uusia sääntöjä ja päämääriä. Mikä tahansa järjestelmä alkaa käyttäytyä eri tavoin, kun sen informaatiovirtoja muutetaan.”
Miten tällaiseen tietosisältöihin ja tietoprosesseihin päästään kiinni? Ratkaisu ei ole itsestään selvä. Sitä ei löydy valmiina pakettina mistään eikä keneltäkään. Se vaatii työtä, kuten on vaatinut monen yksittäisen tietojärjestelmän käyttöönottokin. Yrityksissä ja julkishallinnossa on pureuduttava siihen, mistä lähteistä ja millaisten tietoprosessien kautta muodostuu päätöksenteon pohjana oleva tieto ja ymmärrys. On mietittävä ja tehtävä valintoja siitä, mitä tietoa tarvitaan, mikä tieto on tärkeää sekä mistä ja millä tavoin se saadaan. Tietoprosesseja ja niihin liittyviä aukkoja ja sudenkuoppia on tarkasteltava läheltä ja korjattava ongelmia. Tarvitaan pelisääntöjä siitä, miten tietoa käsitellään, analysoidaan ja jaetaan. On määriteltävä tietovastuut, tehtävät ja –roolit. On arvioitava, mitä vaikutuksia tiedolla ja sen puuttumisella on. Jokainen henkilö organisaatiossa vaikuttaa osaltaan tiedon sisältöön ja laatuun. Työn tueksi tarvitaan tiedon johtamista, perusteltuja, kiinni todellisuudessa olevia tietostrategioita ja kokonaisuuden organisointia.
Tältä pohjalta muodostuu organisaation lukutaito, kyky ennakoida ja havaita muutoksia ja reagoida niihin tarvittaessa nopeasti. Johto on vastuussa tämän työn käynnistämisestä ja systemaattisesta läpiviennistä. Koko henkilöstöllä on siihen annettavaa.
Niissä organisaatioissa, joissa on viime vuosina tehty paljon työtä toimintaprosessien kuvaamiseen ja määrittelemiseen, on ainutlaatuinen aineisto, jonka avulla voidaan tarkastella parantaa toimintaan liittyviä tietoprosesseja. Vaivalla tehtyjä prosessikuvauksia ei pidä päästää pölyttymään. Niiden pohjalta voidaan parantaa tietovarantoja ja –järjestelmiä sekä ottaa käyttöön uusia teknisiä ratkaisuja harkitummin ja onnistuneemmin kuin aiemmassa markkinahuumassa. Enää ei ole varaa kuplainvestointeihin eikä riehaantumiseen näennäisuutuuksista.
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)